Çok Çalışma Değil Efektif Çalışma

Herkese merhaba, Instagram üzerinden yaptığım “Başarılı Olmak İstiyorsan Çok Çalışmasın” paylaşımında bir çok yorum ve bu sözü duymaktan benim gibi yorulanların görüşlerini alma şansım oldu. 20 senedir bir fiil çalışan biri olarak Efektif Çalışma konusunda deneyimlerimi sizlerle paylaşmak istiyorum. Bu deneyimler doğrudur / yanlıştır gibi bir düşünceye kapılmamanız için baştan söylemiş olayım, kişinin çalışma metodu işin türüne, ortamına göre değişiklik gösterir. Yazıyı okuduktan sonra uygulamak isterseniz sorularınızı memnuniyetle yanıtlamak isterim.

Efektif Çalışma Nedir?

Kimi insan pratik ve hızlıdır. Kimi insan ise yavaş yavaş ve tam anlamıyla doğru yapmaya çalışır işini. Bu kavramlar kişiden kişiye değişir. Başka bir yazıda bunun nasıl değiştiğini Personality Type ( Karakter Tipleri ) adı verilen kavramları açıklayacağım yazıda bahsedeceğim.

Hızlı çalışmak ya da yavaş olmanın Efektif Çalışma ile ilgisi yoktur. Efektif Çalışma yapılan işin veriminin ölçümlenebilmesi ile elde edilir. Yani bir işi yaparken, işin önceliği, yapılma tarzı, süresinin planlanması, odaklanma detayları gibi bir çok metriğin bir arada ölçümlenmesi ile elde edilir. Efektif çalışmak için bilmeniz ve uygulamayı öğrenmeniz gereken bir çok yöntem olduğunu ve en önemlisi bu yöntemlerden birkaçına DİSİPLİNLİ bir şekilde bağlı kalmanız gerektiğini hatırlatmak isterim. Eğer disiplin sorununuz varsa ( odak eksikliği, hızlı sıkılma v.b. ) yazıyı burada okumayı bırakın.

Efektif çalışmanın aşamaları şu şekilde;

• Yapılacak İşi Anlama
• Planlama
• Araştırma
• Uygulama
• Sonuçları Gözden Geçirme

Yukarıdaki adımları tek tek geçerek efektif bir çalışma uygulamış olursunuz. Tabii ki bu maddelerin hepsinin inci gibi detayları bulunuyor. Hadi bunları tek tek üzerinden geçerek öğrenelim.

Efektif Çalışma – Yapılacak İşi Anlama

Bir işe başlamadan önce HAYIR demeyi de biliyor olmanız lazım. Bu işe uygun olup olmadığınızı düşünerek işe başlama adımlarına geçmeniz gerekiyor. Bu nedenle de “Yapılacak İşi Anlama” konusu en öncelikli madde olarak karşımıza çıkıyor. Diyelim ki web sitesinde marketing ve pazarlama konusunda işler yapıyorsunuz ve ekip lideriniz 50 tane ürünün özelliklerinin yazılması işini size vermek istiyor. Bu işi heyecanla kabul edebilirsiniz çünkü bu ürünlerin özellikleri yazmak sizi pazarlama noktasında ürünlerin detaylarını anlamak için gelişim noktası sunacağını düşünebilir ve bu nedenle tamam ben “hemen bu işi yaparım” diyerek kabul edersiniz.

İşi kabul ederken; işin sonucunda ne beklendiğini, işin teslim süresinin ne olduğunu, olası risklerinin neler olabileceği konusunda hiç bir konuşma yapılmayacağı için aslında bu iş başınıza çok büyük zaman yönetimi sorunları, iş sonucunda sizin yaptığınız işten tatmin olunmaması ve daha da kötüsü ayırdığınız emeğin değer görmediği gibi duyguları ortaya çıkarabilir. Peki ne yapmalısınız?

İşi kabul ederek “Evet” diyecekseniz;

• İşin sonucunda ne beklendiğini sorun. Yani burada beklenti karşı tarafta şu şekilde oluşmalı ; Daha önce yapmadığınız bir iş olacağını, ürün özelliklerini bulmak için internet üzerinden veya ürün kuturlarından araştırma yapmanız gerekeceğini, doğru bilgi olup olmadığını anlamak için desteğe ihtiyaç duyacağınızı ve bunların sonucunda işin profesyonel gözükemeyebileceğini size iş veren kişiye net olarak aktarmanız beklenir.
  
• İşin teslim süresini sorun. Burada anlamanız gereken ilk şey bu işi daha önce kim yapıyordu ve ne kadar sürede 50 adet ürünün özelliklerini giriyordu. Bu durumda daha önce işi yapan kişiden çok daha uzun sürede yapacağınızın anlaşılması.
  
• Risklerinin neler olduğunu sorun. Bu işi tamamladığınızda olası riskleri karşı tarafa sorun. Yani yanlış bir özellik girişi olursa bundan sorumlu olacak kişi kim olacak? Sorumluluğu paylaşmak durumunda kalacak mısınız gibi konuları anlamaya çalışın.

Yukarıdaki 3 konuyu netleştirmeye çalıştığınızda karşı tarafın size doğru olarak işi verip vermediği net olarak anlamasını sağlarsınız. Böyle bir anlaşma ortamı olduğunda işin sonucunda sizden ne beklendiği ortaya çıkacağı için çıkarak işten de kimse mutsuz olmaz. Bu durum sizin açınızdan da iyi olacaktır çünkü işi yapmaya başlamadan aslında işin gereksinimlerini anlamış ve belki de süre ya da riskler konusunda anlaşmaya varamayacağınız için HAYIR (Ben bu iş için uygun olmayabilirim) demek zorunda kalacaksınız.

Efektif Çalışma – Planlama

Efektif bir çalışma için PLANLAMA aşaması en önemli başlangıç tuğlasıdır. İyi bir planlama yaparsanız işin yapılma sürecinin %70 den fazlasını halletmişsinizdir demektir. Bu aşamada kopyala yapıştır içerik olmaması adına kendi planlama metodlarımdan bahsetmek istiyorum size;

Hepiniz eminim ki Eisenhover Matrix’ini en az bir kere duymuşsunuzdur. Bu 4 tane kutucuk gerçekten iş hayatında benim hayatımı hem planlama hem de zaman yönetimi konusunda kurtarıyor. Ben genel olarak hayatım boyunca yapmayı sevdiğim işleri, yapmayı sevmediklerimden hep önde tutmuşumdur. Bu nedenle sevmediğim işler her zaman birikir. Sonuç olarak bir sürü sevmediğim iş birikince ben de onların içinden çıkamayıp bunları yapmak istemem ve yapmam! –> Bu satılar size bir şey hatırlattı mı? Eğer hatırladıysanız endişe etmeyin. Eğer siz de böyle yapıyorsanız kesinlikle bilin ki sizin bir önceliklendirme probleminiz var ve birazdan bu problemi çözemeyi öğreneceksiniz.

Efektif Çalışma – Eisenhover Matrix Kutucukları

Bir iş aldığınızda elinizdeki diğer işlerle birlikte birleştireceksiniz. Peki bu işi ne zaman yapacaksınız ve nasıl başlanacak. Genel olarak tavrınız hemen yapmalıyım olacak değil mi? HAYIR lütfen böyle yapmayın. Bunun yerine önce kendimize sorular sorarak bu işi nereye konumlandırmamız gerektiğini PLANLAYACAĞIZ

Önemli Not : Bu yazıyı okuyan üstün zekalı veya işleri el becerisi ve hızları nedeni ile çok çabuk halleden kişilerde olacaktır. Ancak bu karakterdeki insanların en büyük hatası yaptıkları işi çabucak hallettiklerinden “Nasıl Olsa Hemen Yaparım” diyerek ERTELEME hastalığına yakalanmış olmalarıdır. Unutmayın Tavşan ve Kaplumbağa yarışını her zaman yavaş ama istikrarlı giden kazanır. Tavşan gibi düşünmekten uzak durmayı öğrenmeniz gerekiyor. Bunu yaparsanız kendinize ayıracağınız zamanlar artacak.

Q1 –> DO – Hemen Yap | Urgent & Important : Bu kutucuk bir işin ACİL ve ÖNEMLİ olduğu yerdir. İşi size veren, ya da başlayacağınız işin teslim tarihine göre ne kadar sürede yapıldını biliyorsanız, teslim tarihine göre karar vermeniz gereken yerdir. Teslim tarihi 7 iş gününden kısa ve yapılmadığı durumda risklerinin büyük olduğu tüm işler bu kutucuğa girebilir. Bu durumda bu işi, kendi planınızda en öncelikle yere almalı ve hemen yapmaya başlamalısınız. Nefes bile almayın koşmaya başlayın.

Q2 –> SCHDULE – Planla | Not Urgent & Important

Bu kutucuk bir işin ACİL olmadığı ve ÖNEMLİ olduğu yerdir. Bir iş nasıl acil olmaz? Yine Q1 de söylediğimin aksine 7 iş gününden daha fazla zaman varsa bu durumda iş acil olmaktan çıkar. Ancak bu iş belirtilen zaman aralığında bitmeme riskine sahip gibi gözüküyor, ya da yapılmadığı durumda bir risk taşıyorsa o zaman ÖNEMLİ sıfatını alır. Bu kutucuğa koyduğunuz işleri takviminizde planlamaya alabilir ve önünüzdeki 7 iş günü içinde yapılacak listenizde sıraya alabilirsiniz.

Q3 –> DELEGATE – Başkası Yapsın – | Urgent & Not Important

Bu kutucuk benim en sevdiğim kutucuklardan biri. İşin ACİL olduğu ama ÖNEMLİ olmadığı durumları kapsar. Bir işin acil olması için 7 iş gününden daha az bir süreye sahip olması gerektiğini söylemiştim. Ancak iş ÖNEMLİ olmadığı yani yapan kişi yanlış yapsa bile bir risk içermediği için dikkat unsuruna ya da kontrol mekanizmalarına gerek duymayacağından kimin yaptığının çok önemi yoktur. Bu durumda işi başkası yapabilir mi? sorusunu sormaya başlayabilir, bu konuda kendisini geliştirmesi gereken birine bu işi vermeyi düşünebilirsiniz. Freelancer olarak çalışıyorsanız bu tip işleri başka bir Freelancer arkadaşınıza kendini geliştirmesi için tavsiyede bulunmak amacı ile iletebilirsiniz.

Q4 –> ELEMINATE – Eleme Yap – | Not Urgent & Not Important

Bu kutucuk ise planlamanın en güzel yerlerinden biri. Bu kutucuktaki işler planlama alanınızın en altında ve düzenli olarak yapılacak işlerden oluşuyor. Burada Acil ve Önemli olmayan işler var. bu işleri zaman içinde yapabileceğiniz için takviminizdeki yeri belli. Belirli bir sıraya konulacak ve gün be gün yapılacak işlerden oluşuyor.

Planlamanın 2. kısmı ise bunları takvime yerleştirmek. Çünkü bir işi ne zaman başlayıp hangi statüdeki işleri ne zaman yapacağınız da çok önemli. Yoksa siz de benim gibi tüm işlerinizin Q1 aşamasına kadar gelmesini bekler ve tüm işleri ACİL VE ÖNEMLİ noktasında halletmek için günlerce çalışır halde bulabilirsiniz kendinizi.

İşe önce bir Clander / Takvim oluşturarak başlamanız gerekiyor. Yukarıdaki tüm Q adımlarını bu planlama alanının içine dahil edeceğiz. Böylece hangi işi nerede yapacağınızı planlamaya başlarken o işlere ne kadar zaman ayıracağınızı önceden bilmiş olacaksınız. Ben Google’ın Takvimini kullanıyorum. Burada genel takvimin haricinde kendime Planing adında bir takvim oluşturdum. Genel olarak aşağıdaki gibi gözüküyor.

Yukarıdaki takvimde göreceğiniz üzere günlük size bir çalışma rutini oluşturacak bir akış var. Bu akış içinde güne başlarken, gün ortasında ve akşam olmak üzere Free Time Mavi renkle işaretlenen bölümlerini göreceksiniz. Burada ne yapmak istediğiniz size kalmış. İster telefonunuzla oynayın, ister ihtiyaçlarınızı giderin ya da isterseniz kahvaltı yapın. Arkasından güne hazır başlamış olmanız gerekiyor. Bunu sağlayın yeter.

Pazartesi’den Cuma gününe kadar her gün 08:00 – 11:00 saatleri arasında yani 4 saat Q1 alanındaki işlere ayırıyoruz. 4 saat gerçekten çok uzun bir süre. Aralıksız çalışmayacağız tabii ki. Çalışma süreniz 40 dk kesintisiz 10 dk dinlenme ve duraklama olarak olmalı. Bu metoda POMODORO deniyor. Çalışma sürenizi değiştirebilirsiniz ancak unutmayın bir insanın odaklı ve yorulmadan çalışması için gerekli olan maksimum süre 45 dk dır. Bunun üzerinde veriminiz azalır.

Not : Q1 içeriği neden sabah saatlerinde. Bunun nedeni sizin çalışma şeklinizi değiştirmeniz ile ilgili. Tüm insanlar sabahları enerjilerinin %60 dan fazlasını tüketirler. %15 gibi kısım öğleden sonra geriye kalan kısım ise akşam tüketilir. Ve bu enerji tüketimi akşam oldukça yavaşlar ve giderek verimlilik denilen süreçlerin kısalmasına neden olur. Bu nedenle ACİL ve ÖNEMLİ işlerimizi en ÖNCE yapmayı tercih etmek gerekiyor. Yaptığım bir denemede her zaman yapmaya alışık olduğum bir işi sabah saatlerinde 2 saatte yaptığım, aynı işi öğleden sonraya aldığımda 3.5 saate tamamladığımı keşfetmiştim. Bu tip ölçümleri sizin de yapmanızı tavsiye ederim.

Mor ile işaretlenmiş olan kısımlar ise Checking Time olarak geçiyor. Burayı kontrol süresi olarak düşünebilirsiniz. 1. Checking Time alanında –> Acil ve Önemli olan Mesaj veya Maillerinize cevap verme, 2. Checking Time alanında ise sadece okuma ve ertesi güne planlama olarak kullanmanızı tavsiye ederim.

Akşam yemeğinizi de yedikten sonra günlük Rutin işlerin olduğu kısımlara geldik. Eleminate Q4 olarak göreceğiniz bu kısımda küçük küçük yapılması gereken işlerinizi planlayın. Örneğin biri ile konuşmak istiyorsunuz. Bu alanı kullanabilirsiniz. Ya da bir toplantı organize edilmesi gerekiyor. Bu alanda organize etmek için planlama yapabilir toplantı davetini burada gönderebilirsiniz.

Odak Dağınıklığını Nasıl Çözeceksiniz

• BİR İŞİ YAPTIĞINIZ SÜRE İÇİNDE ASLA VE ASLA BAŞKA BİR İŞLE İLGİLENMEYİN. TELEFONUNUZU KONTROL ETMEYİN, ODAĞINIZI DAĞITACAK HER ŞEYİ KAPATIN. Bunu disiplinli çalışma düzeni oluşturana kadar yaparsanız sonrasında kapatmaya ihtiyaç duymadan ilerlersiniz. 30 gün kadar bunu uygulamaya çalışın. Rahatladığınızı ve daha hızlı iş sonuçları almaya başladığınızı göreceksiniz.
  
• POMODORO sürecindeyken biri size soru sorarsa çalıştığınızı ve soruya 10 dakikalık boşluk zamanında cevap verebileceğinizi söyleyin. Ofis ortamlarında insanlar belli bir süre sonra sizin bu özelliğinize alışacak ve sizi bölmeyeceklerdir.
  
• Sevmediğiniz işleri Q1 alanında hallettiğiniz için sevdiğiniz işleri de zamanında halletmeyi bir öncelik olarak alacaksınız ve tüm işleri severek ve hızlı yapmaya başladığınız için tüm işlere odaklanabildiğinizi fark edersiniz.

Efektif Çalışma için haftada bir günü planlamaya ayırmak önemli. Pazar günleri bir sonraki haftanızı planlamak için güzel bir içki ya da kahve, güzel bir müzik liste ile bir alan yaratın kendinize. Ben öyle yapıyorum =) Hafta sonları genelde biraz dinlendikten sonra işe dönüşte planlama yapmak çok önemlidir. Unutmayın hafta sonu sizin kendi zamanınız ve bu zamanda olabildiğince değil tamamen işten kopun ve düşünmemeye gayret edin. Planlama aslında tam da bunun için var. Hafta sonları aklınıza işle ilgili gelen şeylerin hepsini bir not defterine ya da telefonunuzdaki notlar alanına yazıp kafanızdan atın. Böylece bunu kafanızda tutmak yerine bir yere bırakmış olursunuz. Pazar günü planlama zamanı geldiğinde ise bu notları açarak aklınıza gelenleri tekrar gözden geçirin.

Son olarak takviminizi bu kadar yoğun yapmak zorunda değilsiniz. Ben bu şekilde yoğun çalışmayı sevdiğim için bu kadar saat çalışma zamanı olarak geçiriyorum. Bir de şunu eklemek istiyorum; bu takvimdeki zaman kavramlarına başta uyamayabilirsiniz. Yani Q1 için ayırdığınız 4 saat yemeyecektir. Ancak sonraları bu zamanda boşluklar olduğunu göreceksiniz. Çünkü söylediğiniz zaman aralığında işleri bitirmek için odaklandığınızdan işi hem daha hızlı hem de odaklı olduğu için zamanında bitirmeye başlayacaksınız. Buna inanın. 40 dan fazla takım arkadaşımla bu metodları çalıştım ve ortalama 3 ay içinde bu sistem mükemmel işlemeye başlıyor.

Efektif Çalışma – Araştırma

Artık bir Efektif Çalışma sürecinde bir çalışma metoduna sahipsiniz TEBRİKLER. Bir iş geldiğinde nereye koymanız gerektiğini biliyorsunuz. Diyelimki 50 tane ürünün içeriklerini girme işi geldi ve diğer işlerinizin yanına bu işi Q2 kutucuğundan iş listenize aldınız. Zaten bir işi asla ve asla Q1 den almıyoruz! Bu durumda bu işin teslim tarihinin ortalama 7 iş gününden fazla olduğunu anlıyoruz. Bu durumda Q4 alanlarımızdaki kutucuklara 50 tane ürünün içeriklerini bulma ve bunları not etmek için zaman ayırmamız gerekli. İşte bu planlamayı yaptığınız anda bu zaman aralığında araştırma işlerine başlıyorsunuz. Planlama takviminize bu işi not ederken; araştırmayı nasıl yapacağınızı, birine sormanız gerekiyorsa ona bir takvim atarak sorularınızı önceden içine yazmayı v.b. uygulamaları düşünebilirsiniz. Böylece işin yapılma zamanı geldiğinde burada ne yapılacağına dair çok net aksiyonlarınız hazır olmuş olur.

Efektif Çalışma – Uygulama

Efektif Çalışma sürecinin bir sonraki adımı ise uygulama bölümü. Araştırma ve içerikleri önceden hazırlama işlemleri bittiğine göre artık son viraja geldik demektir. Son 7 iş günü kaldığında bu işi artık Q1 iş kutucuğunuza alıp 4 saatlik zaman zarfı içinde bitirmeyi ve teslim etmeyi planlıyoruz. Bu planlamada da yine yukarda bahsettiğim gibi Odaklanma konusuna önem veriyoruz. POMODORO sonralarında eğer kontrol edecek bir yapı var ise dinleneme aşamasına geçmeden kontrol noktasına işlerinizin bittiği kadarını göndermenizi öneririm. Böylece tüm işin son gün kontrol edilmesindense parça parça kontrol edilerek tamamlanması ve riskinin azaltılmasını sağlayabilirsiniz.

Bir işi ilk defa yapıyorsanız işe başlamadan önce aklınızdan bu işi ne kadar sürede tamamlayabileceğinizi düşünüp bunu bir yere not edin. Örneğin 40 dakikalık Pomodoro süreniz olsun. Bu süre içinde 10 ürünün özelliklerini sisteme girebileceğinizi düşünüyorsunuz. 10 Ürün 40dk şeklinde not edin. 40dk tamamlandığında eğer 9 ürün girmişseniz Pomodoro zamanlarınızda uygulamayı ne kadar zamanda yaptığınızı görürsünüz. Ancak kendinizi de geliştirebilecek bir nokta olacaktır. Çünkü bu işi ilk defa yapıyorsunuz. 30 ürünü tamamlandığınızda bu süre içinde ortalama 15 ürün girdiğinizi göreceksiniz. Bu da sizi memnun edecek bir başarı kriterini ortaya koyar.

Bu zamanları not alarak aslında şunu da yapmış oluyorsunuz. Ben bir işi ortalama ne kadar zamanda yapıyorum. Bunu bildiğiniz zaman iş size geldiğinde işi kabul etme ve teslim sürenizi karşı tarafa söyleme konularında daha net olmaya başlar, karşı tarafında bu konuda net bilgiye sahip olmasını sağlarsınız. Bu da sizin düzenli bir iş yaptığınızı verdiğiniz zamanlarda her zaman işlerinizi bitirdiğinizi karşı tarafa ya da müşterinize ispat etmenizi sağlar.

Sonuçları Gözden Geçirme

Efektif Çalışma sürecine başladığınızda her zaman sonuçları gözden geçirmek için zamanlar bırakın kendinize. Bu ne demeke; Özellikle bazen uygulama sırasında işin yapılma zamanını anlarsınız ve bunun sonuçlarını gözlemlediğinizde işi bitirmek için verdiğiniz sürenin yetersiz olduğunu gözlemleyebilirsiniz. Böyle bir durumda işi sizden bekleyen insanlara son dakikada haber vermeniz inanılmaz bir hayal kırıklığına neden olur ve sizde de çok fazla stres / baskıya neden olabilir. Sonucu olarak da işin kalitesi etkilenebilir. İşte bunun olmaması için böyle bir durumu farketmek amacıyla gün sonlarına kendinize Q4 alanı içinde sonuçları gözden geçirme gibi bir görev koyun ve karşı tarafa önceden haber verin. Emin olun böyle durumlarda termin sürelerini değiştirmek son gün değiştirmekten daha kolay olur.

Bu yazımda size efektif çalışmak için yaptığım ve uyguladığım bazı metodlardan bahsetmeye çalıştım. Bu metodlar konusunda sorularınız olursa bana hem Instagram @kerembozokluoglucom hem de burada yorumlar bölümünden sorularınızı yönelterek ulaşabilirsiniz.